Algemeen
Dit document beschrijft alle persoonlijke gegevens die worden opgeslagen in TGI Flydays. De besturen, het instructeurscorps en de verschillende commissies der ZES bewaren mogelijk verdere persoonlijke gegevens. Hiervoor dienen de privacyverklaringen van de clubs (ZES en KLuzcDP) te worden geraadpleegd. Daarnaast verstrekken wij informatie over onze leden en passagiers aan de Luitenant Generaal Best-kazerne voor toegang tot de vliegbasis. Raadpleeg hiervoor de privacyverklaring van de Luitenant Generaal Best-kazerne.
Aanpassingen
TGI Flydays behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring in overleg met de ZES ten alle tijde te wijzigen. Alle gebruikers, personen met een niet-verwijderd account op TGI, worden hiervan op de hoogte gesteld per e-mail.
Gegevens van leden / donateurs
Onderstaande lijst geldt alleen voor gebruikers met een TGI-account. Voor passagiers, zie Passagiers. Onderstaande gegevens worden bewaard zolang de gebruiker een account op TGI heeft. Zie verwijderen account.
Algemene gegevens, door alle leden in te zien
Gegevens die voor alle andere gebruikers beschikbaar zijn voor het organiseren van vlieg- en werkdagen, evenementen en andere activiteiten van de club (via de ledenlijst), en voor het bepalen van de hoogte van de contributie:
- Volledige naam
- Geboortedatum*
- Woonadres*
- E-mailadres*
- Telefoonnummer*
- Telefoonnummer bij nood
- Club (ZES / KLuZC de Peel)
- Vliegstatus (EVO / Solist / SPL / Instructeur)
- Lidmaatschaptype (Normaal / Buitengewoon / Donateur / Erelid)
Gegevens met een * kunnen door de gebruiker worden verborgen voor andere leden in de privacy-instellingen op TGI.
Afgeschermde gegevens
De volgende gegevens zijn in te zien door de persoon zelf, en door een aantal leden met een speciale functie.
Geboorteplaats, nationaliteiten, soort identiteitsbewijs en identiteitsdocumentnummer
Voor de toegang tot de kazerne wordt deze informatie opgeslagen en doorgegeven aan de Luitenant Generaal Best-kazerne. De informatie is niet openbaar voor alle gebruikers. De clubbesturen, user- admins, pasadmins en developers hebben toegang tot deze gegevens.
Sportkaartnummer
Indien van toepassing, in te zien door het bestuur en user-admins voor administratieve doeleinden (verantwoording naar SSCE voor lidmaatschap) en bepalen van de hoogte van contributie.
Vervaldatum medical
Inzichtelijk voor bestuur en user-admins. Wordt door TGI gebruikt om automatisch herinneringen te sturen aan gebruikers waarvan de medische keuring binnenkort vervalt.
Vaardigheden
Of je bevoegd bent om passagiersvlieger of overlandvlieger te zijn dien je zelf bij te houden. Op de uitcheckkaart houd je met goedkeuring van anderen bij wat je op het veld allemaal mag doen. Dit helpt het vliegbedrijf om vlot te functioneren. De StOff ziet bepaalde bevoegdheden op de deukenlijst om gemakkelijk bevoegde mensen in te plannen voor deze taken.
Vervoerswens
Dit wordt uitsluitend gebruikt voor het automatisch selecteren van de meestal gewenste manier van transport bij het aanmelden voor een vliegdag of werkdag.
Bar-aankopen
Bestellingen / aankopen in de kantine worden opgeslagen voor het bepalen van het saldo van een lid, en bepaling van de voorraad van producten.
- Naam van de betaler
- Gekocht product
- Betaalde prijs
- Kwantiteit
- Datum + tijdstip van order
De BaCo kan deze gegevens inzien en indien nodig wijzigen. Bovendien kan de BaCo saldo aan account toevoegen indien de bijbehorende personen geld hebben overgemaakt naar de Bacorekening.
Starts
Een zweefvliegclub is verplicht alle vluchten te loggen. Dit gebeurt op naam en zal niet worden verwijderd bij aanvraag van permanente accountverwijdering. Starts zijn echter alleen op basis van voor- en achternaam naar een persoon te herleiden.
Alle leden met een TGI-account kunnen onderstaande data zien.
- Namen van de inzittende(n)
- Start- en landingstijd
- Vliegtuigregistratie
- Vliegveld
- Startmethode
- Opmerkingen
Instructeurs
Instructeurs houden van vliegers in opleiding bij hoe goed zij vliegen, dit omdat er bijna elke vliegdag weer een andere instructeur is en de ZES leerlingen een constante opleiding wil bieden. Deze informatie wordt als gevoelig beschouwd en is alleen voor instructeurs in te zien. Hieronder vallen ook instructeurs in opleiding.
Progressiekaart
De progressiekaart is een door EASA ontwikkeld document dat zweefvliegers in opleiding moeten doorlopen om hun LAPL of SPL te behalen. TGI bewaart deze informatie digitaal. Je eigen progressiekaart is in te zien via TGI. Daarnaast kunnen alleen instructeurs deze informatie zien.
Instructeurs kunnen tevens zien welke instructeur welke items heeft goedgekeurd. Zij kunnen ook als enige items goedkeuren of reeds goedgekeurde items verwijderen.
De progressiekaart moet wettelijk tot drie jaar na het behalen van het brevet worden bewaard. Wanneer je je account verwijderd (lidmaatschap opzegt) zal deze termijn worden afgewacht, daarna wordt de progressiekaart verwijderd.
Opmerkingen
Daarnaast houden instructeurs opmerkingen bij over de voortgang van de leerling. Deze bevatten bijvoorbeeld specifieke leerpunten of gevaarlijk gedrag. Alleen instructeurs kunnen deze opmerkingen zien en aanmaken. Je kunt opmerkingen over jezelf dus ook niet inzien.
Verwijderen van account
Bij het verwijderen van je account vragen we toestemming om enkele gegevens te bewaren zodat andere overzichten inzichtelijker blijven. Ook willen we graag de mogelijkheid behouden om contact op te nemen via email en hebben willen we graag inzicht in de woonplaats (niet het precieze adres) als leden besluiten hun lidmaatschap op te zeggen.
Deze gegevens worden altijd verwijderd:
- Straat en huisnummer
- Postcode
- Telefoonnummer (mobiel + vast)
- Telefoonnummer nood
- Naam van noodcontact
- Sportkaartnummer
- Soort identiteitsbewijs en documentnummer
Dit houdt in dat we met toestemming graag de volgende gegevens willen behouden voor een completer overzicht van vliegdagen in het verleden, werkdagen, en inzicht in het verloop van leden:
- Naam
- Geboortedatum
- Email
- Woonplaats
- Vliegstatus
Je hebt volgens de AVG het recht om vergeten te worden. Je kunt dit bij het opzeggen van je lidmaatschap aangeven bij het bestuur. Indien je deze gegevens later alsnog wilt laten verwijderen, zullen we dat natuurlijk meteen doen. Stuur een email naar: bestuur@zweefvliegen.nu
Passagiers
TGI Flydays slaat enkele gegevens op voor de clubadministratie en voor toegang tot de Luitenant Generaal Best-kazerne. Deze gegevens tot uiterlijk vier dagen na de vliegdag bewaard. Indien de vliegdag doorgaat worden de gegevens al daags na de vliegdag verwijderd. Om te voorkomen dat passagiers die bij een geannuleerde dag een nieuwe vliegdag kiezen en al hun gegevens opnieuw moeten invullen, kan één lid - de paxadmin - de gegevens naar een andere dag kopiëren zonder deze in te zien. Zodra dit is gebeurd of vier weken verstrijken worden de gegevens automatisch van (de geannuleerde) vliegdag verwijderd.
Naam en initialen
De StOff krijgt deze gegevens te zien op de deukenlijst voor formele communicatie met de passagier op de vliegdag. De Luitenant Generaal Best-kazerne krijgt deze informatie voor toegang van de passagier tot de kazerne.
Telefoonnummer en e-mailadres
Wordt gebruikt door de NLC of StOff om contact op te nemen met passagiers in bijzondere gevallen, bijvoorbeeld indien er nog informatie ontbreekt of de vliegdag wordt afgezegd. De Luitenant Generaal Best-kazerne heeft GEEN toegang tot deze informatie.
Via lid
We slaan een referentie naar het lid dat een passagier heeft aangemeld op voor administratieve doeleinden (zoals financiële afhandeling) en indien de passagier via doorgegeven telefoonnummer en e-mailadres niet bereikbaar is.
Gewicht
We vragen om het lichaamsgewicht om de meest efficiënte volgorde van passagiersvliegen te bepalen. Zo hoeft er niet steeds lood ge(de)monteerd te worden in de vliegtuigen.
ZESauto
De wens om wel/niet mee te rijden met de clubauto wordt gebruikt door de StOff en de mede-ZESautogebruikers om het vervoer naar de vliegstrip te plannen.
Voor gebruikers die geen defensiepas hebben, wordt extra informatie gevraagd omdat de Luitenant Generaal Best-kazerne dit vereist voor het aanmeldproces. Deze worden ongeveer een week voor de vliegdag verstrekt aan de hoofdwacht van de kazerne. Daarnaast kunnen clubbesturen, user-admins, de pasadmin en developers de gegevens inzien en wijzigen. Het betreft de volgende gegevens:
- Initialen
- Paspoortnummer
- Type identiteitsdocument
- Woonadres (woonplaats, postcode, huisnummer)
- Geboortedatum
Incidenten
Bij het melden van een incident vragen we je om zoveel mogelijk relevante informative omtrent het incident te melden. Persoonsgegevens zullen daarbij vertrouwelijk worden behandeld, ook die van personen die in het rapport worden genoemd.
Incidenten kunnen anoniem worden gemeld. In dat geval wordt er geen link gelegd met jouw account en kan niemand dit herleiden zolang je je eigen naam niet noemt.
Rollen
Binnen TGI hebben verschillende gebruikers uitzonderlijke rollen, met meer toegang tot persoonsgegevens dan normale leden. Een actueel overzicht van welke personen welke rol hebben en dus welke toegang tot persoonlijke informatie is te vinden in de sectie [gebruikersnaam] --> Privacy --> rollen op TGI.
Besturen van de ZES en KluzcDP
Het KLuzcDP-bestuur heeft de volgende rechten:
- passagiers aanmelden en beheren;
- passagierslijst downloaden (met persoonlijke informatie inclusief identiteitsdocumentnummers);
- Nieuwe gebruikersaccounts valideren of afwijzen;
- Profielgegevens, sportkaartnummer en abonnement type van gebruikersaccounts inzien en wijzigen. Het bestuur kan ook accounts (permanent) verwijderen;
Kortgezegd: het bestuur heeft inzage in alle profielgegevens en kan deze aanpassen. Verder kan het bestuur bijna alle functionaliteiten gebruiken die onderstaande rollen tezamen ook hebben.
User admin
User admins kunnen alle profielgegevens van TGI-accounts, het sportkaartnummer en het type abonnement inzien en bewerken. User admins kunnen TGI-accounts compleet verwijderen indien een oud-lid dit wenst.
Pas admin
Pas admins kunnen peelpasnummers aan gebruikers koppelen voor administratieve doeleinden voor
de clubs en de Luitenant Generaal Best-kazerne. Hierbij kunnen zij het type identiteitsbewijs en het documentnummer hiervan inzien en bewerken.
Start admin
Start admins kunnen zweefvliegstarts bewerken. Een start admin heeft verder geen toegang tot persoonlijke gegevens.
Baco
De Bar-commissie beheert de op de Peel aangeboden versnaperingen en drankjes. De Baco kan ook alle transacties inzien (naam gebruiker, product, betaalde prijs en bestelmoment).
Nieuwe Leden Commissie (NLC)
De NLC kan cursisten en aspirant-leden aanmelden voor vliegdagen voordat zij een account op TGI hebben (zie Passagiers). Bovendien kunnen zij de gegevens van alle passagiers inzien en wijzigen omdat zij het contact naar de vliegbasis onderhouden.
Developers
De ontwikkelaars van TGI kunnen handmatig alle informatie inzien en aanpassen binnen TGI. Indien er in dit document staat dat alleen een bepaalde groep personen iets kan doen of inzien, betekent dit dat de ontwikkelaars technisch gezien ook bij deze informatie kunnen. Verder kunnen zij in de naam van een willekeurige gebruiker handelen en gegevens inzien of aanpassen. Deze functionaliteit is speciaal voor ontwikkel- en testdoeleinden binnen TGI bestemd en gebruik ervan zal zo veel mogelijk worden beperkt tot ontwikkelaarsdoeleinden.
Termenlijst
Actco (tegenwoordig ActCie)
Activiteitencommissie, verantwoordelijk voor het verzorgen van activiteiten binnen de ZES buiten het zweefvliegen om.
Baco
Bar-commissie, verantwoordelijk voor het verzorgen van het eten en drinken, alsook eetgerei, magnetron, frituren, tostiapparaat en ander keukenmaterieel in de hangaar op de Peel.
DDI
DienstDoend Instructeur: is verplicht aanwezig op vliegdagen met een of meerdere EVO’ers/solisten en regelt zaken als het informeren van de door de startplaats omgeven luchthavens, contact met de Luitenant Generaal Best-kazerne op de vliegdag. Verder zorgt de DDI ervoor dat vliegers in opleiding (EVO/solist) niet op kisten vliegen of dingen doen waar zij te onervaren voor zijn.
Developers
Commissie bestaande uit softwareontwikkelaars die TGI Flydays onderhoud, systeemfouten oplost en nieuwe functionaliteiten inbouwt.
Deukenlijst
Lijst met leden, diens contactgegevens, noodgegevens, bevoegdheden (kabelrijden/lieren) en opmerkingen voor een specifieke vliegdag. De StOff van die dag gebruikt deze lijst om bij te houden wie er aanwezig (horen te) zijn, rekening te houden met de vliegwensen van clubleden en het aantal starts (deuken) bij te houden. De deukenlijst kan worden geprint door de clubbesturen, de StOff van de vliegdag en door eenieder die in de hangaar op de printknop drukt (deukenlijst van de dag van drukken).
Identiteitsbewijs
Overheidsdocument waarmee elke burger zich kan identificeren. Door de overheid en militaire basis erkende identiteitsdocumenten zijn een paspoort, rijbewijs of identiteitskaart die niet verlopen is en de naam en pasfoto van de betreffende persoon draagt.
Medical
Bewijs van fysieke en lichamelijke keuring voor het besturen van een zweefvliegtuig, verplicht om solo te vliegen.
KLuzcDP
Koninklijke Luchtmacht zweefvliegclub De Peel: zustervliegclub der ZES, uitsluitend bestaande uit personeel van defensie.
NLC
Nieuwe Leden Commissie, verantwoordelijk voor het werven en begeleiden van nieuwe leden.
PAX
Passagier/bezoeker/cursist/aspirant lid op vliegdagen.
Sportkaart
Lidmaatschapskaart van het SSCE die bewijst dat je lid mag zijn van een bij het SSCE aangesloten sportclub. Voor studentleden en medewerkers van de Technische Universiteit Eindhoven is deze kaart verplicht om lid te zijn van de ZES (niet van de KLuzcDP).
SSCE
Student Sport Centre Eindhoven: de overkoepelende organisatie van studenten sportclubs van de Technische Universiteit Eindhoven.
StOff
Startofficier: persoon die de taken van het vliegbedrijf verdeelt en kisten/vluchten toewijst. Verder regelt de StOff alles rondom de vliegdag dat niet door een instructeur moet worden gedaan.
TGI
TGI Flydays is het online aanmeld- en beheersysteem van de zweefvliegclubs KLuzcDP en ZES.
ZES
Zweefvliegclub Eindhovense Studenten, de hoofdzweefvliegclub en uitvoerder van het startbedrijf.
SPL
ZweefvliegBrevetHouder: persoon met een zweefvliegbrevet (LAPL-S of SPL). Zonder geldig brevet mag je niet vliegen zonder de aanwezigheid van een instructeur.